Ochrona Danych Osobowych

W związku z wejściem w życie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) informujemy:

  1. Administratorem Pani / Pana danych osobowych jest Wojewódzki Ośrodek Ruchu Drogowego w Białymstoku z siedzibą w Białymstoku, ul. Wiewiórcza 64.
  2. Zgodnie z artykułem 37 RODO został wyznaczony Inspektor Ochrony Danych Osobowych w osobie Agnieszki Kondel

    Wszelkie sprawy związane z przetwarzaniem i ochroną danych osobowych należy zgłaszać do niego:

    • tradycyjnie, w formie pisemnej na adres:
      Inspektor Ochrony Danych Osobowych WORD w Białymstoku
      ul. Wiewiórcza 64, 15-532 Białystok;
    • w formie elektronicznej, na adres skrzynki pocztowej: iodo@word.bialystok.pl
  3. Posiada Pani/Pan prawo do żądania od administratora dostępu do danych osobowych, prawo do ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie.
  4. Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego jakim jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
  5. Podanie danych osobowych w oparciu o przepisy prawa jest obligatoryjne.
    Podanie danych osobowych w zakresie szerszym niż wynikający z przepisów prawa jest dobrowolne na podstawie pisemnej zgody.

Dalsza część klauzul informacyjnych przeznaczona jest dla poszczególnych kategorii osób, których dane są przetwarzane w Wojewódzkim Ośrodku Ruchu Drogowego w Białymstoku.

Klauzula informacyjna dla kandydatów na kierowców i kierowców przystępujących do egzaminu państwowego na prawo jazdy

  1. Pani / Pana dane pozyskiwane są:
    • bezpośrednio od Pani / Pana;
    • z pobranego PKK.
  2. Pani / Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu przeprowadzenia procesu egzaminowania na podstawie:
    • art. 6 ust. 1 lit. c ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r., w tym:
      • Ustawa z dnia 20 czerwca 1997 r. – Prawo o ruchu drogowym (Dz. U. z 2012 r. poz. 1137 z późn. zm);
      • Ustawa z dnia 5 stycznia 2011 r. o kierujących pojazdami (Dz. U. z 2015 r. poz.155, z późn. zm.);
      • Rozporządzenie w sprawie wydawania dokumentów stwierdzających uprawnienia do kierowania pojazdami (Dz. U. z 2016 r. poz. 231 z późn. zm.);
      • Ustawa o rachunkowości.
  3. Pani / Pana dane będą lub mogą być udostępniane:
    • upoważnionym pracownikom WORD w Białymstoku;
    • upoważnionym pracownikom Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego (w przypadku kontroli lub złożenia skargi dotyczącej przebiegu egzaminu państwowego na prawo jazdy);
    • Polskiej Wytwórni Papierów Wartościowych SA (PWPW SA) w związku
      z podpisaną umową na świadczenie usług dotyczących teleinformatycznego systemu SI WORD (systemu egzaminacyjnego) oraz systemu Info-Car;
    • DXC Sp. z o.o. w celu świadczenia usług HelpDesku (pomocy) w związku
      z podpisaną umową z PWPW SA na świadczenie usług dotyczących teleinformatycznego systemu SI WORD (systemu egzaminacyjnego);
    • podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa (Wydział komunikacji, Policja, Prokuratura, Urząd Skarbowy, Urząd Kontroli Skarbowej, Sądy, itp).
  4. Pani / Pana dane przechowywane będą przez czas określony:
    • przepisami prawa:
      • listy egzaminacyjne oraz arkusze przebiegu egzaminu – 1 miesiąc;
      • protokoły egzaminów państwowych – 50 lat;
      • złożonej skargi dotyczącej przebiegu egzaminu państwowego na prawo jazdy
        i przekazanej do Urzędu Marszałkowskiego – 5 lat;
      • zarejestrowane nagrania z praktycznej części państwowego egzaminu na prawo jazdy – 21 dni;
      • rozliczenia finansowe 10 lat;
    • instrukcją archiwizowania dokumentacji uzgodnionej z Archiwum Państwowym.
  5. Pani / Pana dane będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany i ręczny. Pani / Pana dane nie będą podlegały profilowaniu.

Klauzula informacyjna dla osób uczestniczących w szkoleniach.

  1. Pani / Pana dane pozyskiwane są:
    • bezpośrednio od Pani / Pana;
    • z firmy lub instytucji zgłaszającej Panią / Pana na szkolenie.
  2. Pani / Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu przeprowadzenia procesu egzaminowania na podstawie:
    • art. 6 ust. 1 lit. a ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r.;
    • art. 6 ust. 1 lit. b ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r.;
    • art. 6 ust. 1 lit. c ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r., w tym, w zależności od rodzaju szkolenia:
      • Ustawa z dnia 20 czerwca 1997 r. – Prawo o ruchu drogowym (Dz.U. 2012 poz. 1137 z późn. zm);
      • Ustawa z dnia 5 stycznia 2011 r. o kierujących pojazdami (Dz. U. z 2015 r. poz.155, z późn. zm.);
      • Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2013 r. poz.1414, z późn. zm.);
      • Ustawa z dnia 8 września 2006 r. o Państwowym Ratownictwie Medycznym (Dz. U. z 2013 r. poz.757,z późn. zm.);
      • Ustawa o rachunkowości.
  3. Pani / Pana dane będą lub mogą być udostępniane:
    • upoważnionym pracownikom WORD w Białymstoku;
    • upoważnionym pracownikom Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego (w przypadku kontroli);
    • wykładowcom prowadzącym szkolenia;
    • podmiotom zgłaszającym na szkolenia (np.: Powiatowy Urząd Pracy, zakład pracy);
    • firmie DarmarSoft Sp. z o.o. w celu świadczenia usług serwisu i pomocy w związku z podpisaną umową na świadczenie usług dotyczących systemu Szkolenia (system ewidencyjny osób szkolonych, przeprowadzonych szkoleń i wydanych zaświadczeń);
    • podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa (Policja, Wydział komunikacji, Wojewoda, Ministerstwo Cyfryzacji, Prokuratura, Urząd Skarbowy, Urząd Kontroli Skarbowej, itp.)
  4. Pani / Pana dane przechowywane będą przez czas określony:
    • przepisami prawa:
      • akta osób szkolonych – 5 lat;
      • rejestr wydanych zaświadczeń – 10 lat;
      • rozliczenia finansowe 10 lat;
    • instrukcją archiwizowania dokumentacji uzgodnionej z Archiwum Państwowym.
  5. Pani / Pana dane będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany i ręczny w tym również w formie profilowania. Podejmowanie decyzji będzie odbywało się na zasadach określonych w regulaminach szkoleń, konsekwencją takiego przetwarzania będzie zróżnicowanie ponoszonych opłat za szkolenia.

Klauzula informacyjna dla dzieci oraz rodziców lub opiekunów prawnych dzieci uczestniczących w szkoleniu na kartę rowerową.

  1. Dane dziecka oraz rodzica lub opiekuna prawnego mogą pochodzić:
    • od dziecka;
    • od rodzica lub opiekuna prawnego;
    • od nauczyciela przekazującego formularze lub listy osób szkolonych.
  2. Podane dane osobowe przetwarzane będą w celu przeprowadzenia szkolenia, przeprowadzenia egzaminu oraz wydania karty rowerowej na podstawie:
    • art. 6 ust. 1 lit. a ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r.;
    • art. 6 ust. 1 lit. c ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r., w tym:
      • Ustawa z dnia 5 stycznia 2011 r. o kierujących pojazdami (Dz. U. z 2015 r. poz.155, z późn. zm.);
  3. Pani / Pana dane będą lub mogą być udostępniane:
    • upoważnionym pracownikom WORD w Białymstoku;
    • upoważnionym pracownikom Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego (w przypadku kontroli);
  4. Pani / Pana dane przechowywane będą przez czas określony:
    • przepisami prawa:
      • formularze arkuszy zaliczeń – 10 lat;
    • instrukcją archiwizowania dokumentacji uzgodnionej z Archiwum Państwowym.
  5. Dane dziecka / rodzica lub opiekuna prawnego będą przetwarzane w sposób ręczny. Przekazane dane osobowe nie będą podlegały profilowaniu.

Klauzula informacyjna dla osób składających dokumenty rekrutacyjne.

  1. Pani / Pana dane pozyskiwane są bezpośrednio od Pani / Pana;
  2. Pani / Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu przeprowadzenia procesu rekrutacji na podstawie:
    • art. 6 ust. 1 lit. a ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r.;
    • art. 6 ust. 1 lit. c ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r., w tym:
      • Kodeks pracy;
  3. Pani / Pana dane będą lub mogą być udostępniane:
    • upoważnionym pracownikom WORD w Białymstoku;
    • upoważnionym pracownikom Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego (w przypadku kontroli);
    • podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa (Policja, Prokuratura, itp.).
  4. Pani / Pana dane przechowywane będą przez czas określony instrukcją archiwizowania dokumentacji uzgodnionej z Archiwum Państwowym – 2 lata od zakończenia procesu rekrutacji.
  5. Pani / Pana dane będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany i ręczny w tym również w formie profilowania. Podejmowanie decyzji będzie odbywało się na zasadach określonych w regulaminie rekrutacji, konsekwencją takiego przetwarzania będzie kontakt tylko z wybranymi kandydatami.

Klauzula informacyjna zleceniobiorców.

  1. Pani / Pana dane pozyskiwane są bezpośrednio od Pani / Pana;
  2. Pani / Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu zatrudnienia i rozliczenia umowy zlecenie / umowy o dzieło na podstawie:
    • art. 6 ust. 1 lit. a ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r.;
    • art. 6 ust. 1 lit. c ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r., w tym:
      • Kodeks pracy;
      • Ustawa o podatku od osób fizycznych;
      • Ustawa o rachunkowości;
      • Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych;
      • Ustawa z dnia 20 czerwca 1997 r. – Prawo o ruchu drogowym (Dz.U. 2012 poz. 1137 z późn. zm);
      • Ustawa z dnia 5 stycznia 2011 r. o kierujących pojazdami (Dz. U. z 2015 r. poz.155, z późn. zm.);
      • Ustawa z dnia 6 września 2001 o transporcie drogowym (Dz. U. z 2013 r. poz.1414, z późn. zm.);
      • Ustawa z dnia 8 września 2006 roku o Państwowym Ratownictwie Medycznym (Dz. U. z 2013 r. poz.757,z późn. zm.);
  3. Pani / Pana dane będą lub mogą być udostępniane:
    • upoważnionym pracownikom WORD w Białymstoku;
    • upoważnionym pracownikom Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego (w przypadku kontroli);
    • podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa (Policja, Prokuratura, itp.).
  4. Pani / Pana dane przechowywane będą przez czas określony instrukcją archiwizowania dokumentacji uzgodnionej z Archiwum Państwowym – 2 lata od zakończenia procesu rekrutacji.
  5. Pani / Pana dane będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany i ręczny w tym również w formie profilowania. Podejmowanie decyzji będzie odbywało się na zasadach określonych w regulaminie rekrutacji, konsekwencją takiego przetwarzania będzie kontakt tylko z wybranymi kandydatami.

Klauzula informacyjna w związku z wykorzystaniem systemu monitoringu budynku i jego otoczenia.

  1. Danymi osobowymi przetwarzanymi w związku z wykorzystaniem systemu monitoringu są: wizerunek osoby, a w przypadku monitoringu zainstalowanego w okienkach Biura Obsługi Klienta dodatkowo dźwięk.
  2. Pani / Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu:
    • zapewnienia bezpieczeństwa pracowników i osób przebywających na terenie WORD w Białymstoku;
    • ochrony mienia
    • kontroli nad zachowaniem w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.
  3. Przetwarzanie danych odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r.
  4. Pani / Pana dane będą lub mogą być udostępniane:
    • upoważnionym pracownikom WORD w Białymstoku;
    • podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa (Policja, Prokuratura, itp.).
  5. Pani / Pana dane przechowywane będą do czasu automatycznego nadpisania.
  6. Pani / Pana dane będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany. Pani / Pana dane nie będą podlegały profilowaniu.

Klauzula informacyjna dla osób fizycznych znajdujących się w bazie CEIDG uczestniczących w przetargach publicznych, zapytaniach o cenę oraz dokonujących sprzedaży na rzecz WORD w Białymstoku.

  1. Pani / Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu zebrania ofert, dokonania wyboru oferty, dostawy oraz rozliczenia transakcji na podstawie:
    • art. 6 ust. 1 lit. b ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r.;
    • ochrony mienia
    • art. 6 ust. 1 lit. c ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r., w tym:
      • Ustawa Prawo zamówień publicznych;
      • Ustawa o rachunkowości.
  2. Pani / Pana dane będą lub mogą być udostępniane:
    • upoważnionym pracownikom WORD w Białymstoku;
    • upoważnionym pracownikom Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego (w przypadku kontroli);
    • biegłym rewidentom ksiąg rachunkowych;
    • podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa (Policja, Prokuratura, Urząd Skarbowy, Urząd Kontroli Skarbowej, itp).
  3. Pani / Pana dane przechowywane będą przez czas określony:
    • przepisami prawa:
      • dokumentacja przetargowa – 5 lat
      • dokumentacja finansowa – 6 lat;
      • rozliczenia finansowe 10 lat;
    • instrukcją archiwizowania dokumentacji uzgodnionej z Archiwum Państwowym.
    • a w pozostałych przypadkach do ustania przyczyn biznesowych lub do momentu odwołania zgody.

  4. Pani / Pana dane będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany i ręczny w tym również w formie profilowania. Podejmowanie decyzji będzie odbywało się na zasadach określonych w Regulaminie udzielania zamówień publicznych, konsekwencją takiego przetwarzania będzie wybór najlepszej oferty oraz zawarcie umowy kupna z wyłonionym oferentem.